Poslovni model: scenariji, procesi i operativna podrška

Identificirali smo tri glavne skupine korisnika: pojedinci (npr. ovjera potpisa ili izjava), predstavnici poduzeća (npr. potpis ugovora, punomoć) i obitelji (npr. raspodjela imovine). Za svaku skupinu razvili smo tipične scenarije koji opisuju korake od početne informacije do dolaska na termin. U praksi to znači da korisnik dobiva personaliziranu listu dokumenata i procjenu trajanja termina.

Primjer: u slučaju kupoprodaje nekretnine platforma prikazuje popis standardne dokumentacije, često potrebne dodatne potvrde i predviđenu dužinu termina kako bi klijent znao unaprijed koliko vremena rezervirati.

Tijek rezervacije počinje izborom vrste usluge, zatim korisnik unosi osnovne podatke i odgovara na nekoliko pitanja koja definiraju scenarij. Sustav potom generira checklistu i prijedlog termina. Nakon potvrde šaljemo e-mail i SMS podsjetnik s detaljima i dokumentacijom koju treba donijeti.

• Odabir usluge i unosa osnovnih podataka
• Automatski prijedlog dokumentacije i procjena trajanja
• Potvrda termina i podsjetnici

Ako se radi o složenijem slučaju, sustav preporučuje pripremne korake i, po potrebi, mogućnost konzultacije s bilježnikom prije termina kako bi se izbjegle nepotrebne posjete.

Upravljanje dokumentima bazira se na praktičnim checklistama koje su proizašle iz stvarnih slučajeva. Svaki dokument označavamo kao obavezan ili preporučen, te navodimo uobičajene probleme povezane s tim dokumentom.

Praktični primjer: za ovjeru potpisa na punomoć potrebno je donijeti originalnu osobnu iskaznicu i sve verzije punomoći; u slučaju izostanka originala preporučujemo korake provjere te mogućnosti alternativnih dokaza.

Kroz analize slučajeva smanjili smo broj ponovljenih dolazaka te omogućili klijentima da na termin dođu pravilno pripremljeni.

Komunikacija s korisnikom odvija se putem e-maila, SMS-a i notifikacija unutar platforme. Svi podsjetnici sadrže konkretnu check-listu i upute za dolazak.

Uzorci poruka su testirani u stvarnim scenarijima kako bi informacija bila jasna i korisna, bez nepotrebnih obećanja o trajanju osim realnih procjena temeljenih na dosadašnjim slučajevima.

Scenariji podsjetnika

Primjer podsjetnika: 48 sati prije termina šaljemo sažetak potrebnih dokumenata i preporuku dolaska 10 minuta ranije radi dodatne provjere identiteta i potpisa.

Cjenik je predstavljen kroz standardne pakete i dodatne usluge. Svaki paket opisuje korake uključenih aktivnosti i očekivane troškove prema najčešćim scenarijima.

Korisnik može prije rezervacije vidjeti procjenu troškova i opcije za dodatne potrebe, primjerice hitnu rezervaciju ili dodatno savjetovanje.

Podrška se temelji na rješavanju stvarnih problema koji se javljaju pri pripremi dokumentacije i zakazivanju. U dokumentaciji imamo listu najčešćih pitanja i rješenja iz prakse.

• Brze preporuke za najčešće pogreške pri dokumentaciji
• Postupci za izmjenu ili otkazivanje termina
• Primjer: zakazivanje ovjere potpisa za ugovor o najmu s unaprijed poslanim dokumentima i dogovorenim dolaskom klijenta u ured. Scenarij uključuje provjeru identiteta, skeniranje dokumenta i izdavanje potvrde s potpisom i pečatom NotarLabNet.

Praktičan slučaj: klijent iz dijaspore šalje punomoć e-mailom, dogovori video provjeru identiteta i termin u uredu. NotarLabNet strukturira tok rada tako da su svi koraci zapisani i dostupni u digitalnom arhivu, uz obavijesti o statusu termina putem e-maila i SMS-a.

Scenarij za imovinske prijenose: analiza dokumentacije, provjera zemljišnih knjiga i dogovor termina za potpis. NotarLabNet koristi kontrolne liste i primjere ranijih slučajeva kako bi smanjio mogućnost nedostataka u dokumentaciji.

Case study: obiteljska podjela imovine gdje su potrebni višestruki potpisi i ovjere. Postupak je razlomljen u korake s predlošcima obavijesti za stranke i unaprijed pripremljenim obrascima, što skraćuje vrijeme obrade i razjašnjava očekivanja.