Općenito
Ova politika privatnosti objašnjava kako NotarLabNet d.o.o. (poslovni identifikator 02119696610), sa sjedištem Ribarska obala 14, 51511 Omišalj, Hrvatska, prikuplja i obrađuje osobne podatke klijenata koji koriste uslugu rezervacije termina i pripreme notarskih radnji na portalu NotarLabNet.pro. Primjenjujemo pristup temeljen na analiziranim slučajevima: svaki tip termina ima unaprijed definiranu listu potrebnih podataka i scenarij obrade koji smanjuje nepotrebne kontakte i ubrzava postupak, uz poštivanje zakonskih obveza i prava klijenata. Za pitanja nas možete kontaktirati na +38597499084.
Definicije
U nastavku su ključne definicije koje koristimo u ovoj politici kako bi bili jasni pojmovi poput "osobni podaci", "obrada", "korisnik" i "usluga". Svaka definicija povezana je s praktičnim primjerom obrade u kontekstu notarskih termina i uprave dokumenata.
Podaci koje prikupljamo
Prikupljamo podatke koje korisnik izravno dostavi te one koji se prikupljaju automatski tijekom korištenja usluge. Svaka kategorija podataka povezana je s konkretnom svrhom i scenarijem obrade kako bismo osigurali transparentnost i praktičnu primjenu pravila u stvarnim slučajevima.
Podaci koje korisnik dostavlja
Podaci koje izravno unosi korisnik prilikom rezervacije termina, registracije ili slanja dokumenata. Ti podaci koriste se samo u kontekstu konkretnih slučajeva za koje su prikupljeni.
- Osnovni identifikacijski podaci: ime i prezime, adresa e-pošte
- Kontakt podaci: telefonski broj za potvrdu termina i hitne obavijesti
- Podaci potrebni za identifikaciju u notarskom postupku: OIB ili drugi identifikacijski podaci kada su zakonski zahtjevani
- Dokumenti i skenovi koje korisnik učitava (ugovori, punomoći, izjave) u svrhu obrade konkretnog slučaja
- Podaci o terminu i napomenama: preferirani datum, opis radnje i relevantne bilješke za pripremu postupka
- Podaci za naplatu i računovodstvo za poslovne klijente: fakturacijski podaci, uključujući poslovni broj 02119696610 kad je primjenjivo
Podaci prikupljeni automatski
Dok koristite NotarLabNet.pro, određeni podaci prikupljaju se automatski radi sigurnosti, optimizacije i analize korištenja usluge.
- IP adresa i informacije o uređaju te pregledniku za potrebe sigurnosti i sprečavanja zlouporabe
- Podaci o korištenju stranice: posjećene stranice, vrijeme pristupa i obrasci ponašanja
- Tehnički zapisi o greškama i dnevničke datoteke (logs) za dijagnostiku i podršku u kontekstu specifičnih slučajeva
- Kolačići i slične tehnologije za pohranu korisničkih postavki i statistiku
- Analitički identifikatori koji pomažu razumjeti obrasce korištenja i poboljšati tijek rezervacije
- Podaci o lokaciji ograničeni na razinu države radi prilagodbe informacija relevantnih za Hrvatsku
Podaci od trećih strana
U nekim slučajevima podatke možemo korist od trećih strana, uvijek ograničeno na ono što je potrebno za obradu pojedinog slučaja i uz primjenu odgovarajućih ugovora o obradi podataka.
- Podaci od javnih tijela i sudova kada su potrebni za izvršenje notarskih radnji
- Informacije od pružatelja platnih usluga vezano uz potvrde plaćanja i računovodstvene potrebe
- Podaci od pružatelja identifikacijskih i verifikacijskih usluga u slučajevima kad je identifikacija obvezna
Svrhe obrade
Osnovne svrhe obrade definirane su prema konkretnim scenarijima korištenja: zakazivanje termina, identifikacija, vođenje dokumentacije i ispunjavanje zakonskih obveza.
- Upravljanje rezervacijama termina i komunikacija s korisnikom radi organizacije susreta
- Provjera identiteta i verifikacija podataka potrebnih za notarski posao
- Pohrana i upravljanje dokumentima potrebnim za izvršenje usluge i arhiviranje prema zakonskim zahtjevima
- Ispunjavanje zakonskih i računovodstvenih obveza (npr. izdavanje računa i čuvanje evidencije)
- Pružanje podrške i rješavanje konkretnih slučajeva putem logova i povijesti komunikacije
- Sigurnosne svrhe: sprječavanje prijevara, zlouporabe i neovlaštenog pristupa
- Analiza korištenja radi poboljšanja procesa rezervacije i radnih protokola temeljenih na studijama slučaja
- Marketing i obavijesti o uslugama samo uz izričit pristanak korisnika
Pravni osnov obrade
Obradjujemo podatke na temelju pravnih osnova propisanih GDPR-om i lokalnim propisima: ugovor, pravna obveza, legitimni interes ili privola korisnika, ovisno o svrsi i kontekstu slučaja.
- Izvršenje ugovora: obrada je nužna za realizaciju rezervacije termina i pružanje usluge
- Zakonska obveza: pohrana i dostava podataka tijelima prema zahtjevima zakonodavstva
- Legitimni interes: sigurnost sustava, sprječavanje prijevara i poboljšanje procesa na temelju analize slučajeva
- Pristanak: za marketinške aktivnosti i slanje promotivnih informacija kada je korisnik dao suglasnost
Vaša GDPR prava
Korisnici imaju prava utvrđena GDPR-om. Nudimo praktične upute i obrasce za ostvarivanje prava u kontekstu pojedinih slučajeva obrade podataka.
- Pravo na pristup: možete zatražiti kopiju osobnih podataka koje obrađujemo
- Pravo na ispravak: zahtjev za ispravkom netočnih ili nepotpunih podataka
- Pravo na brisanje: u određenim slučajevima možete tražiti brisanje podataka kada nema zakonske obveze zadržavanja
- Pravo na ograničenje obrade: privremeno ograničenje kada osporavate točnost podataka
- Pravo na prijenos podataka: izvoz podataka u strukturiranom formatu kada je primjenjivo
- Pravo na prigovor i pravo podnošenja pritužbe nadzornom tijelu (AZOP) u Republici Hrvatskoj
Kolačići (cookies)
Kolačići koristimo za funkcionalnost stranice, analitiku i poboljšanje korisničkog iskustva. Uključujemo primjere upotrebe: kako kolačić ubrzava ponovnu prijavu ili pamti odabrani termin pri povratku na stranicu.
Koristimo session kolačiće, trajne kolačiće, kolačiće trećih strana za analitiku i sigurnosne kolačiće potrebne za osnovne funkcije platforme.
Kolačiće kategoriziramo: nužni (funkcionalni), analitički (performanse), funkcionalni i marketinški. Svaka kategorija je objašnjena kroz praktični primjer upotrebe.
Kolačiće možete upravljati putem postavki preglednika ili putem postavki kolačića na web-stranici. Upute i link na politiku kolačića nalaze se na NotarLabNet.pro pod 'Politika kolačića'.
Politika kolačića
Dijeljenje podataka
Podatke djelimo samo kad je to nužno za izvršenje usluge ili kada to zahtijevaju zakoni. U svakom slučaju primjenjujemo minimalni opseg dijeljenja i dokumentiramo razloge kroz studije slučaja.
- Pružatelji plaćanja radi potvrde transakcija i računovodstvene obveze
- Pružatelji cloud pohrane i IT podrške koji obrađuju dokumente u ime NotarLabNet
- Javna tijela i sudovi kada su podaci zakonski zatraženi
- Partneri i vanjski suradnici (npr. prevoditelji, ovlašteni dostavljači) za izvršenje specifičnih usluga
- Analitički i tehnički pružatelji usluga za poboljšanje i održavanje platforme
- U slučaju spajanja ili prijenosa poslovanja podaci mogu biti preneseni novom tijelu uz obvezu poštivanja ove politike
Međunarodni prijenosi podataka
Neki pružatelji infrastrukture i servisa mogu biti izvan Europskog gospodarskog prostora. U takvim slučajevima primjenjujemo odgovarajuće pravne mehanizme i sigurnosne mjere kako bi zaštitili podatke.
Korišteni su standardni ugovorni instrumenti, procesori s certifikacijom i tehničke mjere zaštite podataka (npr. enkripcija) kako bi se osigurala razina zaštite pri prijenosu izvan EGP-a.
Čuvanje podataka
Podaci se čuvaju onoliko koliko je potrebno za svrhe zbog kojih su prikupljeni, za potrebe pravnih obveza i za rješavanje stvarnih slučajeva ili sporova.
Podaci o računu i osnovne kontakt informacije čuvaju se tijekom trajanja poslovnog odnosa i daljnje 5 godine radi računovodstvenih i zakonskih obveza.
Komunikacijski zapisi i poruke povezane s pojedinim terminom čuvaju se onoliko dugo koliko je potrebno za rješavanje upita i eventualnih naknadnih postupaka, tipično do 3 godine, osim ako zakon ne propisuje drugačije.
Dnevnici sustava i sigurnosni zapisi čuvaju se kraće, obično do 1 godine, radi analize sigurnosnih incidenata i održavanja integriteta sustava.
Zahtjev za brisanje obrađujemo u skladu s pravnim obvezama; u slučajevima kada postoji zakonska obveza čuvanja podataka, obavijestit ćemo korisnika o razlozima i vremenskom okviru zadržavanja.
Sigurnost podataka
Sigurnost osobnih podataka ključna je za naše poslovanje. Primjenjujemo tehničke i organizacijske mjere prilagođene prirodi podataka i scenariju obrade kako bismo smanjili rizik od neovlaštenog pristupa, gubitka ili zlouporabe.
- Šifriranje podataka u prijenosu (TLS) i kontroliran pristup temeljen na ulogama za internu obradu podataka
- Redovite sigurnosne kopije, testiranja ranjivosti i ugovorne obaveze s procesorima kako bi se osigurala trajna zaštita podataka
- Redovito sigurnosno kopiranje i testiranje procesa oporavka u slučaju incidenta; primjerice, simulacije vraćanja podataka nakon tehničkog kvara kako bi se osigurala kontinuitet rada sustava za rezervaciju termina.
Prava korisnika
Kao korisnik NotarLabNet imate niz zakonom propisanih prava u vezi osobnih podataka. Donosimo praktične scenarije kako koristiti ta prava kroz jednostavne korake i obrasce, uz konkretne primjere odgovora koje možete očekivati.
- Pravo pristupa: možete zatražiti popis podataka koje obrađujemo o vama i primjer scenarija kada je to korisno, npr. provjera podataka prije dolaska na termin.
- Pravo ispravka: ako primijetite pogreške u podacima (npr. pogrešan datum rođenja ili adresa), možete zatražiti njihovu ispravku; opisujemo korak-po-korak proceduru za urednu izmjenu.
- Pravo na ograničenje obrade: u situacijama spora ili provjere, možete zatražiti privremeno ograničenje obrade dok se pitanja ne razriješe; navodimo praktičan primjer takvog zahtjeva.
- Pravo na prijenos podataka: u slučaju da želite svoje podatke premjestiti drugom pružatelju sličnih usluga, opisujemo format i tehničke detalje kako bi prijenos bio što jednostavniji.
- Pravo prigovora: ako smatrate da obrada nije nužna za zakonski temelj ili legitimne interese, možete se usprotiviti i opisujemo scenarij koraka za rješavanje prigovora.
- Pravo na brisanje (pravo na zaborav): u slučajevima kada podaci više nisu potrebni ili postoji valjan pravni razlog, objasnit ćemo postupak i izuzimanja koja se primjenjuju u notarskoj praksi.
- Pravo na povlačenje privole: ako ste dali privolu za komunikaciju ili marketinške poruke, možete je povući bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja; opisujemo primjer povlačenja privole za biltene.
- Pravo na informacije o automatiziranoj obradi: ako koristimo automatizirane alate za raspoređivanje termina, možete zatražiti objašnjenje načina rada i utjecaja odluka na vas.
Kako zatražiti ostvarivanje prava
Za ostvarivanje prava pošaljite zahtjev putem e-maila ili pisano na adresu u nastavku. U zahtjevu navedite koje pravo koristite i priložite dokument kojim potvrđujete identitet (primjer: kopija osobne isprave s prekrivenim osjetljivim podacima). U opisu navodite konkretan slučaj i željeni ishod.
Primit ćete potvrdu primitka zahtjeva u roku od 7 dana, a odgovor s podacima ili objašnjenjem očekujte najkasnije u roku od 30 dana od primitka kompletnog zahtjeva. Ako je zahtjev složen, obavijestit ćemo vas o produženju s obrazloženjem.
Marketinške komunikacije
NotarLabNet koristi kontaktne podatke za informiranje o terminima, promjenama rezervacija i važnim obavijestima vezanim uz zakonske rokove. Marketinške poruke šaljemo samo uz vašu privolu i prema scenarijima koje ste odabrali pri registraciji.
Pretplatu na marketinške poruke možete otkazati klikom na poveznicu za odjavu u svakoj poruci ili slanjem zahtjeva na kontakt adresu. Primjer: klikom na „Odjavi se“ u biltenu vaša se pretplata onemogućuje u roku od nekoliko dana.
Podaci o djeci
NotarLabNet ne prikuplja svjesno osobne podatke o osobama mlađim od 18 godina bez privole roditelja ili skrbnika. Ako roditelj dostavi podatke radi zakazivanja termina za maloljetnu osobu, opisujemo potrebne dokumente i primjer scenarija provjere suglasnosti.
Poveznice na treće strane
Na stranici se mogu nalaziti poveznice na vanjske usluge (npr. kartično plaćanje, kalendarski servisi). Te usluge podliježu politikama privatnosti tih trećih strana; navodimo primjer postupka provjere privatnosti pružatelja plaćanja prije integracije.
Promjene u politici privatnosti
Ako ažuriramo pravila obrade podataka, objavit ćemo izmjene na ovoj stranici s jasno označenim datumom stupanja na snagu. Primjer: manja tehnička promjena bit će označena u biltenu, dok će značajnije izmjene korist detaljno objašnjenje i primjere utjecaja na korisnike.
Kontakt podaci
Za pitanja o privatnosti obratite nam se: NotarLabNet, Ribarska obala 14, 51511 Omišalj, Hrvatska; e-mail: [email protected]; telefon za opće upite: +38597499084. Poslovni identifikator: 02119696610.